岡山での開催決定と告知までのリアル

開催まであと354日

今回は岡山での研究報告会がどのように決まったのか、そこから今までどんな風に進んでいるか（進んでいないか）を書いてみたいと思います。

私に、「次々回（第59回）の研究報告会をやってもらえないか？」を打診されたのは、現在の酵母遺伝学フォーラム（以降、「フォーラム」）の会長の木村洋子先生でした。･･･というか、開催地を決める事が会長の最も大事な仕事なんだとか。打診されたのは今からほぼ１年前の高松での研究報告会の時でした。

私も、いずれ研究室が大きくなったり、岡山で酵母の研究室が増えたりしたら引き受けることもあるのかなぁ、くらいに思っていましたので、「え、このタイミングで？！」と正直戸惑いました。それに、「今回が高松、次が千葉で、その次が岡山？、高松と岡山は目と鼻の先だよ」、とも思ったのですが、どうもその距離感をもっているのは瀬戸内の人間だけらしく、関東の人から考えたら全くの別もんなんだとか。

当面そういう役割を引き受けることはないと、のんびりマインドに浸っていたところのオファー。私にできると思って頂いたことはありがたいし、いつかやるんだったら今やっても一緒だろうし、なんとなくどうやったら良いかは想像できる、ということでOKの返事をさせて頂きました。

実際、イーストワークショップという、ある意味フォーラムよりも大変な研究会の世話人を2015年にやったことがあり、ちょっと奇をてらったことをやろうとしたこともあり、それはそれは「大変」だったのですが、それを考えればフォーラムは全然マシだと思えました。

その内定のあと、まずやらなければならないことは会場を決めることです。すぐに思い浮かんだ、というか以前からフォーラムやるならここだろうなと思っていた、岡山大学創立五十周年記念館を候補としました。ホールはちょっと大きすぎるけれど、館内にポスター会場も設置できる。今の日本の９月は完全仁摩夏だし、台風や大雨の可能性もあるということで、なるべくコンパクトにできるのがメリットになります。

また、岡山大学の津島キャンパスは岡山駅（新幹線のぞみ停車駅）からの便も悪くない。駅前にもコンベンションセンターがありますが、コストとスタッフの利便性から大学を選ぶことにしました。こちらは予約開始日に連絡して確保しました。

次に懇親会場。近くにリーセントカルチャーホテルがありここの懇親会場が使えるかとはじめ考えました。ところが！なんとリーセントカルチャーホテルは長期の改装に入るそうで、来年の９月は営業していないとのこと。大学から少し離れた場所にホテルはいくつかあるのですが、参加者にバスで移動してもらうことになる。現在のタイトなスケジュールを考えるとあまり良い選択肢ではありません。

それで、大学生協のカフェテリアとなりました。これは今年の千葉のフォーラムもそうでしたが、まあゴージャスとは言えない。スタッフも、ホテルスタッフのホスピタリティはない。でも、とにかく会場から近い。ただ、予約を入れるときに分かったのですが、同じフロアーに参加者全員を収めることはできなさそうで、フロアーが２つに分かれてしまいそうです。まあ、今年もそうでしたが、これだけの人数の懇親会だといずれにせよ全員は交われないので、そこはご勘弁をということになります。

そういう構成なので、乾杯やらご挨拶なんかは同時にできません。欧米のパーティー式に、会場にはいったら勝手に始めてもらう、挨拶はマイクもった先生がまわってくる、みたいにしてもいいんじゃないかと思ってます。

そんな感じで徐々に「幹事マインド」にシフトさせていきました。次の仕事は、今年の研究報告会での告知です。ちなみに岡山開催は、運営員会でオフィシャルに「審議された」ということはなく、運営委員会で「来年は岡山で開催します」という報告事項として紹介されました。そしてその次の日の総会で私の告知がありました。

この告知、普通はスライド１枚とかでやるもののようなのですが、作ってるうちに気合いが入ってそれなりの枚数のプレゼンになってしまいました。プレゼンがダレてはいけないので２分以内をめざして作り込み、ほぼ一日スライド作りやってたと思います。あと、プレゼンに載せるキャラの使用許可を得るためにメールもしました。

そんなわけで（？）、プレゼンを載せておきます。